Sono quasi 3 lustri che gestisco richieste di progetti di reportistica più o meno complessi. L’area principale di provenienza di tali richieste è di vendita e marketing ma è capitato di dare supporto anche per la parte operativa e amministrativa.

Lavorando con diverse persone e su differenti aree aziendali uno degli aspetti più critici da gestire è quello degli interessi individuali.

Spesso e volentieri, soprattutto nelle multinazionali, ognuno tende a portare avanti il suo pezzettino, a volte escludendo e autoescludendosi dalla possibilità di accedere a risorse utili e condivisibili.

Questo danneggia inevitabilmente il business dell’azienda ma soprattutto danneggia le persone stesse che nel tenere un atteggiamento limitato alla condivisione perderanno possibilità di confronto e crescita.

Proseguendo con una visione limitata una delle principali problematiche è la duplicazione delle informazioni.

Questo fattore da origine a 2 grossi problemi:

Il tempo è quanto di più prezioso abbiamo e per cui particolare attenzione tutti dovrebbero prestare.

Inoltre la duplicazione dei dati, può innestare una serie di attività di reportistica che creeranno sia della reportistica non corretta, sia altro spreco di tempo, per verifiche e controlli.

Non c’è cosa peggiore di distribuire due analisi che devono contenere gli stessi totali, ma strutturate in maniera differente, con i totali diversi e non essere in grado di:

• Spiegare il perché i totali non coincidono.
• Sapere qual è il totale corretto.

Quest’esperienza mina seriamente la credibilità del Professionista del Dato in quanto la precisone e la certezza assoluta sui dati condivisi è una delle basi fondamentali intrinseche di questa figura.

Se i due report che dovrebbero avere lo stesso totale, ma per qualsiasi motivo è diverso, sono gestiti dalla stessa figura è un bel pasticcio!

Se sono prodotti da due figure differenti, per esempio provenienti da due diversi reparti, a quel punto, dopo una verifica per valutare qual è il report corretto, inevitabilmente chi avrà ragione, assumerà affidabilità sulle informazioni fornire a discapito di chi le avrà inviate errate.

E’ molto facile perdere di credibilità se si incappa in questi errori e non esiste una bilancia tra report corretti e report sbagliati.

Di default i dati prodotti dal Professionista del Dato devono essere corretti! Fine del discorso.

Ogni volta che si produce un report errato, bisognerà produrne decine e decine per tornare allo stesso punto di credibilità, e alcune volte non sarà nemmeno più possibile, perché quando rimane attaccato al Professionista del Dato l’alone del sospetto dell’errore sulle analisi prodotte, e qualcosa che difficilmente è cancellabile.

Purtroppo può riaffiorare in qualsiasi momento di dubbio e viene a mancare la serenità necessaria sia da chi riceve i dati e sia per il Professionista del Dato che si sente sempre sotto osservazione.

A questo punto, se la situazione è irrecuperabile, aimè è meglio cambiare azienda o far gestire il cliente da qualcun altro.

Infine, oltre al problema della condivisione delle informazioni, si aggiunge la capacità di entrare in comunicazione con le altre persone cercando di relazionarsi allo stesso livello evitando problemi nel trasferimento delle informazioni.

Quest’aspetto può essere gestito utilizzando delle procedure che permettono di suddividere per step le richieste e avere un feedback sulla costruzione della richiesta.

Il sistema “Dati di Guida“ è stato costruito anche per risolvere questa problematica.

Di casi di duplicazione dei dati purtroppo ne ho visti in tutti i reparti.

Alcune volte, la duplicazione delle fonti dei dati principali sono dovute a procedure interne.

Mi ricordo di un caso in cui il reparto IT non condivideva le informazioni essenziali, come la tabella dei prodotti, per vincoli riguardanti la “privacy”.

E allora va bene cosi… ed inevitabilmente qualche casino capita!

Sembra impossibile ma vi giuro che è cosi!

Allora il consiglio che vi do è il seguente:

Ricordo che all’inizio della mia carriera ero un po’ grezzo e troppo diretto nel richiedere informazioni ai miei colleghi o collaboratori, e la maggior parte delle volte non ricevevo delle risposte esaustive.

Allora mi toccava riscrivere più volte per cercare di raggiungere l’obiettivo.

Poi discutendo di questa problematica con altri professionisti ho scoperto che il problema principale derivava proprio da me e nello specifico nella capacità di richiedere le cose, specialmente nell’utilizzo dell’email.

Con gli anni ho imparato a dedicare il tempo necessario alle richieste, descrivendo in maniera dettaglia lo scopo ed i vantaggi che la richiesta si porta con se al fine di trasferire con più convinzione l’importanza della stessa.

In questo modo, anche nel caso la richiesta sia stata respinta, ho una più alta probabilità di trovare una soluzione alternativa al problema o capire il perché non è possibile accettare la richiesta.

Cerco di verificare se sto utilizzando un linguaggio comprensibile con mio interlocutore per facilitarne la lettura e la comprensione.

Un ulteriore consiglio è quello di “attaccare” da angolazioni diverse per arrivare al risultato voluto. Non sempre la prima strada è quella buona.

Non è detto che le persone a cui stiamo richiedendo qualcosa sia al nostro livello e/o interesse di comprensione del problema che stiamo sottoponendo.

Non è detto che diano la nostra stessa priorità.

Essendo in generale tutti diversi, con diverse esperienze, obiettivi ed esigenze, una richiesta molto articolata va a colpire molte di queste caratteristiche e quindi la possibilità che sia compresa ed evasa in maniera corretta (Cioè come vogliamo noi) è di difficile attuazione.

Al contrario, dividere per piccoli step, le operazioni di richiesta, danno maggior tempo alle persone di lavorare allo stesso livello e soddisfare a pieno le richieste, anche se questo è sicuramente un processo più lungo ma notevolmente più sicuro.

E se non ho tempo? Può capitare di non aver tempo e a questo punto l’attenzione sul trasferimento del messaggio dev’essere altissima.

Quando mi succede, prima scrivo un email e poi mi metto in contatto direttamente al telefono con la persona per verificare se tutte le informazioni che ho trasferito sono state comprese.

Ti devo ammettere che a volte non basta una sola telefonata… rimani concentrato sulla richiesta!

Il consiglio, è di formulare la richiesta in un’unica email suddividendola in step.

Possibilmente cerca di inserire anche delle fasi di verifica per far si di non dover riprendere sempre tutto dall’inizio.

Immagine: european-union-flags, Pubblicata da: OLGA LEDNICHENKO
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