Fornire dati di reportistica a diversi clienti e all’interno delle aziende a differenti figure lavorative mi ha permesso di apprendere velocemente una regola aurea del Business che voglio condividere con te.

Per questo è necessario rispettare almeno 2 requisiti:

• Visualizzazione dei dati personalizzata
• Consegna della reportistica in linea con i tempi richiesti

I dati vengono principalmente erogati tramite file di Microsoft Excel, e per cui una migliore conoscenza dello strumento permette una capacità d’analisi delle informazioni ricevute più familiare.

Dall’esperienza maturata in questo settore negli anni, ho profilato 4 tipologie di utilizzatori della reportistica che fornisco.

L’immagine mostra sull’asse cartesiano le quattro figure:

• Il Pigro
• Quello sul Pezzo
• Finché la barca va
• Gli altri

Sull’asse delle ascisse ho inserito la capacità dell’utilizzo di Microsoft Excel, strumento per la gestione dei dati.

Sull’asse delle ordinate ho inserito l’utilità dei report da chi li riceve.

Come vedi nell’immagine, il primo profilo in alto a sinistra è il “Pigro“. 

Questa figura lavorativa può essere rappresentata da un direttore vendita che ha ben presente l’importanza dei numeri ma non ha nessuna voglia di migliorare la proprie qualità nella gestione di Excel, delegando in tutto e per tutto, qualsiasi modifica anche minima, allungando i tempi d’interazione e rallentando di fatto i processi decisionali.

In oltre, la scarsa conoscenza dello strumento, gli preclude la visione di lettura dei dati sotto diversi punti di vista.

Insomma… Pigro!

Il secondo profilo, in alto a destra, è l’utilizzatore “sul Pezzo”.

Riconosce l’importanza dei dati, ha aumentato le proprie competenze sull’utilizzo di Microsoft Excel, richiede in autonomia reportistica sotto altri punti chiave, consiglia, suggerisce, collabora, insomma interattivo al 100%!

Tra tutti è sicuramente la figura che da più soddisfazioni e con cui si lavora meglio!

Il “Pigro” difficilmente riesce a intravedere le svariate opportunità di analisi derivanti dai dati.

Spesso e volentieri è il Professionista del Dato che le suggerisce, ma chi ha le mani in pasta tutti i giorni con il business ha il polso della situazione su cosa serve oggi e cosa gli potrebbe servire domani.

La competenza fornisce una consapevolezza maggiore di potersi spingere in “zone inesplorate” su nuove richieste.

Per associargli una figura di riferimento, l’accostamento lo farei con un direttore Marketing, capace di chiedere ma anche di gestire in autonomia i dati ricevuti.

“Fin che la barca va.. è il profilo sul terzo quadrante, in basso a sinistra, con scarse capacità di utilizzare Excel e scarsa capacità di lettura dei dati. Su questa posizione, purtroppo, ho visto agganciate sia profili dirigenziali, del tipo “so tutto io” sia figure marginali che campano alla giornata senza preoccuparsi del domani lavorativo. Un profilo molto paralizzato.

Per chiudere, nello stesso quadrante del pigro, troviamo anche gli “Altri”.

Potenziali figure che per i più disparati motivi utilizzano Excel a livello base lo strumento, dall’operativo al finanziario e cosi via… ma avrebbero bisogno di migliorare le loro competenze viste le esigenze richieste della loro mansione.

Sono più concentrati sul fare piuttosto che sul capire.

In questo quadrante trovi i classici casi in cui:

• Per levare lo spazio bianco su 1000 celle lavorano singolarmente su di ognuna al posto di utilizzare la funzione corretta.
• Per associare delle informazioni tra 2 colonne, perdono ore e ore facendolo a mano al posto di utilizzare la funzione corretta.

Di esempi ce ne sono tanti, ma ci siamo capiti.

Il Quarto quadrante, in basso a destra, è vuoto, anche perché se sai utilizzare bene excel, in qualche modo ti torna utilizzare in qualsiasi mansione… o quasi.

La cosa più importante da imparare in excel, non è quella di conoscere a memoria le funzioni da utilizzare, ma sapere se esiste qualche funzione che può risolvere il tuo problema specifico e sapere come cercarla nel web.

Una volta che sai fare questa cosa sei già a un livello superiore alla media!

Ora, ti dico subito che l’obiettivo che dovresti darti da questa lettura è di avvicinarti il più possibile al quadrante 2, il resto lascia il tempo che trova, o sei sul pezzo o prima o poi verrai spazzato fuori dal mercato!