Dopo aver visualizzato quali sono i consigli per migliorare i report di vendita del punto di vista organizzativo, passiamo all’aspetto strutturale.
È necessario aver bene in mente il progetto e le necessità.
Se parliamo di forza vendita, solitamente le aree principali di suddivisione delle informazioni sono quattro:
Privacy, Sintesi, Dettaglio e check.
Privacy: È il foglio iniziale di apertura del file. Solitamente contiene il nome del file con eventuale spiegazione se è un acronimo.
Può contenere una dicitura sulla confidenzialità dei dati
Per ulteriore sicurezza, può essere impostata una password per aprire e leggere il file.
Foglio di Sintesi: Visualizzare l’andamento generale di Stock, Sell out, Sell in, Back Order con i principali KPI, Stock Rotation, % di crescita periodo su periodo
Nei fogli di dettaglio è possibile visualizzare la situazione per performance:
Forza vendita, Distributori, Catene di vendita, Clienti Finali, Prodotti, Progetti; Bonus, Provvigioni ecc…
L’importante è che per ogni foglio si abbiano solo le informazioni essenziali predisposte allo scopo.
Sovraccaricare di dati superflui i report rende difficile la lettura degli stessi, più lenta e meno comprensibile.
Per andare nel dettaglio dei report è sufficiente aggiungere dei filtri, utilizzando le tabelle pivot, che permettono di approfondire ulteriormente l’analisi quando si verificano specifiche necessità.
Inoltre, per alcune tipologie di analisi è possibile fornirle direttamente i file separati, fornendo l’accesso esclusivamente ai dati necessari.
I report di vendita servono all’interno della nostra organizzazione e se ben strutturati anche come report di feedback sull’operato dei nostri partners.
Check: Questo foglio serve per inserire informazione su eventuali controlli che sono da apportare per migliorare la qualità dei dati o su informazioni che potrebbero essere momentaneamente mancanti o da verificare.
Penso a le vendite promozionali con dei numeri decisamente elevati rispetto al trend usuale di cui non ero stato informato che ad un primo check sembravano un errore di imputazione.
È utile perché non sempre è possibile avere a disposizione tutte le specifiche di clienti, prodotti, forza vendita e altre tipologie di dati.
